Muchas empresas destinan una parte importante de su presupuesto en publicidad y dar a conocer su marca. Sin embargo, a menudo la comunicación interna no recibe la misma atención. Lamentablemente, esta suele ser una de las áreas más desatendidas en muchos departamentos de Recursos Humanos. Un gran error, ya que la ausencia de un plan de comunicación interna puede afectar con el tiempo al buen funcionamiento de toda la organización.
¿Qué es la comunicación interna y por qué es tan importante para las empresas?
La comunicación interna es el intercambio de información, conocimientos e ideas entre los miembros de una organización. Es un aspecto crucial para garantizar un buen clima laboral y mejorar la productividad de la empresa.
¿Pero qué ocurre si no se gestiona adecuadamente? El estudio de Forrester Consulting “2024 Study Highlights the Impact of Poor Employee Collaboration on Business Success” reveló que una comunicación interna ineficaz se traduce en un 40% de reducción en la productividad de los empleados y un 38% de pérdida de clientes.
Pero la cosa no acaba ahí. La mala comunicación interna también se relaciona con una mayor rotación de personal. El coste de reemplazar a un empleado puede ser de 1,5 a 2 veces su salario anual, afectando significativamente a la rentabilidad de los negocios.
A pesar de estos datos, algunas empresas todavía consideran que mejorar la comunicación interna es un gasto en lugar de una valiosa inversión.
Albert Einstein dijo una vez que: “La definición de la locura es hacer lo mismo una y otra vez, pero esperar resultados diferentes”.Entonces, si has notado conflictos internos en tu empresa, desconexión entre departamentos o cualquier otro problema derivado de una comunicación deficiente, es hora de cambiar de rumbo y descubrir cuáles son las técnicas y herramientas que te ayudarán a dar un giro a esa situación.
¿Qué es el plan de comunicación interna y cómo desarrollarlo paso a paso?
El plan de comunicación interna es una hoja de ruta en la que proyectamos cómo se va a comunicar la empresa con su equipo para lograr los mejores resultados.
Todas las empresas, independientemente de su tamaño necesitan un plan de comunicación interna para garantizar que sus comunicaciones sean relevantes, oportunas y consistentes.
Para empezar a construirlo, hay que seguir algunos pasos esenciales:
Definir los objetivos del plan
¿Qué quieres lograr con la comunicación interna? Puede ser fomentar el compromiso de los empleados, reforzar la cultura de empresa, mejorar la colaboración entre áreas o acabar con los silos de información. Cuanto más concretos sean los objetivos, más fácil será medir su impacto.
Establecer los plazos
Determina en qué marco de tiempo se pondrá en marcha el plan y cuándo esperas ver resultados. Pueden ser acciones a corto, medio o largo plazo, pero lo importante es tener fechas claras para evaluar el avance.
Involucrar a los actores clave
Un buen plan necesita del apoyo de quienes influyen en las comunicaciones empresariales: responsables de RRHH, líderes de equipo, jefes de departamento, entre otros.
Analizar los canales de comunicación que utiliza la empresa
Un paso esencial es crear una lista de todos los canales de comunicación interna que utiliza la empresa (correo electrónico, teléfono, chats, plataformas de videoconferencia) y evaluar cuáles están funcionando y cuáles deberían eliminarse.
Es posible que la empresa no esté dando el uso adecuado a algunos de sus canales. Por ejemplo, el correo electrónico puede ser útil para informar, pero no es el mejor medio para generar una conversación fluida o fomentar la participación del equipo.
Implementar herramientas colaborativas
Las herramientas colaborativas son espacios de trabajo donde los empleados pueden compartir ideas, gestionar proyectos, intercambiar archivos y comunicarse en tiempo real, estén donde estén.
Son especialmente útiles en entornos híbridos o de teletrabajo, ya que mantienen al equipo conectado, reducen los silos entre departamentos y hacen que el conocimiento interno esté al alcance de todos.
Algunas plataformas colaborativas, incluso incluyen opciones de gamificación, actividades sociales y cuestionarios. Un buen ejemplo son las redes sociales corporativas que funcionan como cualquier otra red social, creando comunidades dentro de la empresa, manteniendo a los empleados en contacto y fortaleciendo el sentido de pertenencia.
Eso sí, las herramientas colaborativas que elijas deben facilitar la comunicación bidireccional y estar alineadas con los objetivos empresariales.
Una opción recomendable es Sesame HR, una solución que destaca por su interfaz intuitiva y su fácil acceso desde cualquier dispositivo móvil. Centraliza en un solo lugar distintos canales de comunicación: desde un chat interno para compartir información en tiempo real, hasta encuestas laborales para recoger feedback, pasando por un portal del empleado, que funciona como un espacio digital desde donde gestionar tareas, recibir novedades y acceder a recursos importantes del día a día.
Monitorear los resultados
Un buen plan de comunicación interna no termina cuando se implementa. Para que sea realmente efectivo, es fundamental revisarlo de forma periódica y medir su impacto.
¿Cómo saber si está funcionando? Puedes apoyarte en métricas como el nivel de participación en canales internos, la frecuencia de interacciones, el feedback recibido en encuestas, o incluso la reducción de malentendidos y conflictos entre equipos. Estos indicadores te darán una idea clara de lo que está funcionando… y de lo que aún necesita ajustes.
¿Sabías que, en promedio, dedicamos entre 15 y 20 minutos al día a revisar tareas, resolver dudas, pedir ayuda y asegurarnos de que todos estén alineados y satisfechos? Esa rutina, aunque parezca pequeña, refleja lo importante que es contar con canales eficientes y bien gestionados.
Desde la pandemia de COVID-19, muchas empresas dieron el salto a la digitalización en sus comunicaciones internas. Ahora que ya se dio ese primer paso, es hora de consolidarlo y seguir avanzando hacia un modelo más conectado, transparente y colaborativo. Porque una buena comunicación no solo mejora el día a día del equipo, también impulsa los resultados del negocio.